光IP電話サービス導入事例（株式会社ハイテクジャパン様）

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現行設備の老朽化を機に、将来的な拡張性が高いIP電話を検討

同社の電話設備は、PBXの老朽化により社員増加に対応できなくなっており、更新時期を迎えていた。代替設備には、旧来の アナログPBXではなく、IP電話に絞って検討を行った。
　｢これからIP電話が普及するのは間違いなく、将来的な拡張性から、導入するのであればIP電話だと考えていました（代表取締 役社長である吉坂純一氏）。｣

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コスト削減は当たり前、重要なのは付加価値向上

代替設備を選ぶにあたり、同社はUCOM（注）のMEDiA IP PHONE Full-IP パッケージ（ 以下、M フォン） と、競合他社のゲートウェイ型I P 電話との比較検討を行った。比較検討のポイントの一つは、コスト削減である。IP電話導入により、毎月の通信コスト削減（約25％を想定）はもとより、電話料金やISP利用料などバラバラに送られてくる請求書の処理という「目に見えない」コストの削減も考慮した。
　しかし、人材紹介会社という立場でIT業界の変遷を見続けてきた同社にとっては、こうしたコスト削減は検討ポイントのひとつに過ぎず、最も重視したのはIP電話とPCとの連携による付加価値向上であった。

ダイヤルインとCTIにより顧客満足度向上を目指す

吉坂社長との数度のディスカッションを踏まえてUCOMが行った提案は、Mフォンの基本セットにダイヤルインサービスとMフォンCT Iを付加した内容であった。｢当社は クライアントとコンサルタントの繋がりが深い割りに、代表番号は1番号しかなく、総務担当者からコンサルタントへの電話取次ぎの負荷が大きかったのです。各社員にダイヤルイン番号（直通番号）を割り振ることにより、問題を解決できるのではと考えました（吉坂社長）。｣ 加えて、単なるビジネスフォンの機能だけではなく、CTIとの連動により業務効率や顧客満足度の向上が期待できるIP電話システムになっている点が、Mフォンを選ぶ決め手となった。｢他社の提案は単純に通話料金のみを安くしましょうというものでしたが、汎用性が無い割に初期費用も割高でした。それに対してU C O M さんの提案はアプリケーションとの連動により当社が目指す顧客満足度・業務効率向上とマッチングしました。また、付加価値が高いのに比べて導入費用が安価な所も大きな魅力の一つ でした（吉坂社長）。｣
　唯一の懸念点がIP電話の音声品質であった。実際には、UCOMのデモルームで吉坂社長が自らM フォンを使ってみると、通常の固定電話に比べても全く遜色がないことが確認できた。このデモの後、同社はM フォン導入を正式に決定した。

総務担当者の業務効率化

Mフォンの導入により、28名のキャリア・コンサルタントには各自専用のダイヤルイン番号が割りてられた。以前は総務部の担当者が手分けして応対していた電話のほとんどは、直接担当コンサルタントへかかるようになった。その結果、総務部の担当者は、電話に妨げられることなく担当業務に集中することが可能になった。
　とはいえ、Mフォン導入後も代表番号にかかってくる電話がなくなったわけではない。こうした代表宛て電話には、MフォンCTIの活用による質の向上が図られている。着信ポップアップ機能により発信者が誰かを把握することができるため、既存のクライアント企業の担当者や転職希望者に対してスムーズな応対を行うことができる。また、代表番号からコンサルタントに内線転送するには、MフォンCTIのプレゼンス機能により即座に外出中かどうかの確認ができ、転送はPC上のクリック発信で行うため、内線番号を調べる手間や番号のかけ間違いとも無縁になった。

ダイヤルインによる正確かつタイムリーな応対が実現

吉坂社長がMフォン導入の最大の効果と捉えているのが、クライアント企業の担当者や転職希望者と、同社のキャリア･コンサルタントとの間のコミュニケーションの進化である。
　同社では、各キャリア･コンサルタントのダイヤルイン番号にかかってきた電話を携帯電話に自動転送するよう設定し、外出中であってもクライアントと直接会話できる環境を整えた。コンサルタント歴6年の中西秀登氏は、Mフォン導入の効果を、｢担当コンサルタントに確実に連絡がつくことで迅速な対応が可能となり、以前にも増してクライアントからの信頼を得られるようになりました。｣と評価している。

アプリ活用によるナレッジ蓄積

吉坂社長は、同社におけるMフォンの今後の活用について以下のように考えている。 「今後は、ベテランコンサルタントのナレッジをいかに共有できるかが当社の課題です。お客様とのコミュニケーションの多くが電話によって行われており、会話内容を直ちにPCに記録してデータベース化すれば、会社にとっての知的財産になると考えています。将来、今あるCTIと人材紹介の基幹システム、さらにはグループウェアとが連携すれば、こうしたナレッジマネジメントを実践することが可能となります。」
　さらに、UCOMに対して次のような期待を寄せている。「UCOMは人材に恵まれています。社員は個性的で非常にパワフルですね。社内でソフト開発を行っている所も魅力的です。今後もより画期的なサービスを創っていく力がUCOMにはあると確信しています。今後のバージョンアップに期待しています。」

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