- 導入サービス
IP電話の導入を決断した瞬間
「5年くらい前から、インターネットフォンとかスカイプとか、IP電話の話も聞いてきましたが、いつの間にか世の中にIP電話が 浸透してきましたし、電話設備の更改時期でもあり、『導入するなら今しかない』と。（総務部部長石神氏）」2006年初夏、総務部の石神氏と開発部門の千葉氏はIP電話の市場への普及を感じ、IP電話の買い換えを決断した。所在地界隈での移転や同ビル内でのフロア間の移動を繰り返していた同社は、電話設備の移設費に悩まされていた。加えて、20年ほど利用していた電話設備について、既存設備会社からは移設のたびに部品の生産停止を伝えられ、いつ壊れてもおかしくない不安があった。
社内ネットワーク設備であとひとつ、足りなかったもの
「（他の通信インフラはすべて自社構築できるのに）電話だけがPBX※というのはいつまでたっても乖離していますよね。今までと同じようにPBXを買い換えてもまた十数年、“電話だけの機能”というのは恐ろしいでしょう。（石神氏）」
建築分野のプログラム開発、ITソリューションの提供を行う同社の社内ネットワーク設備は、設立初期の段階から自社で構築していた。ソフト開発を行う上で、コンピュータ、ネットワークといった社内の通信インフラの設定構築はもちろん、物理的なLANケーブルの配線工事も自前で行っていた。
移転やフロア間の移設が定期的に行われる同社は、唯一、電話周りの設備だけ、自社で構築できないことにもどかしさを感じていた。これを解決に導いたのが、UCOM（注）の「MEDiA IP PHONE Full-IPパッケージ（以下、Mフォン）」である。
※PBX （ピー・ビー・エックス）：宅内交換機。企業内で内線電話などの機能を実現する装置。
「一番いいのは引き回しの柔軟さと、アプリケーション連動」
電話設備の買い換えにあたっては、既存設備の会社と、UCOMの2社で選定を行った。既存設備会社からの提案は、IPに対応できるPBXタイプのもの、UCOMの提案はLANケーブルで電話端末とPCをつなげるFull-IPタイプのものであった。LANケーブルの配線も自社内で行っている同社にとって、UCOMのMフォンは、社内ネットワーク構築のノウハウをそのまま利用して導入できる自由度の高いサービスであった。「うちはこれ以上ケーブルを増やしたくなかったので、PCと電話の配線が1本 にまとまるのも大きかったです（開発部門マネージャー千葉氏）」
さらに、LANケーブルでPCと接続することで、PCと電話のアプリケーション連動ができることも決め手のひとつとなった。自社で開発してきたシステムと、独立していた電話を連動させることで広がるビジネスの可能性。「電話とシステムが連動しているというのは非常に魅力的で、一番いいのは引き回しの柔軟さと、アプリケーション連動でした（千葉氏）」
こうして、石神氏、千葉氏はMフォンの採用を決めた。「社内用のパンフレットを作って、IP電話の定義だとかメリットデメリット含めて社内で説明 をしたり、説得をしたり。UCOMさんと一緒に導入を進めていきました（石神氏）」
好きなように、好きなところで・・・
「（Mフォンを導入してからは）席替えをしても、フロア間の移動も電話とPCだけ持って移動すれば済みます。今までの電話設備は座席位置が電話の配線のために形を規定されてしまっていましたが、今は必要なとき、必要なタイミングで自由に移動させることができるようになりました（石神氏、千葉氏）」
Mフォンの導入によりまず改善されたことが、ビジネスに直結するレイアウト変更のスピードアップである。「何ヶ月も前から（移設工事を）予約して、準備して、また数ヵ月後にガラッと変える必要が出てくる（石神氏）」とレイアウト変更の機会が多い同社は、フロアをまたいでの大移動を行うこともあり、そのために費や す時間と費用は軽視できなかった。
「よく言われているデータと音声の統合というのは、電話もネットワークも統一的に管理できるので、（社内インフラの）管理者からすると非常にありがたい。」と千葉氏は言う。「ある階の半フロアに入っている関連会社もIP化するつもりですが、それも好きなときにやれる。来月とかね。自分のタイミングで好きなように、好きなところでできる、というのがいいですね。（石神氏）」
電話取次ぎの秘密の対応
もう一つ、導入の決め手となったアプリ連動により、電話の取次ぎ業務にも効果が出た。Mフォンアプリに何万件とあるユーザのデータを登録し、主に電話の一次受けをする社員の間で活用している。「携帯電話がこれだけ普及しているので、携帯世代には電話番号と名前が表示されるのが自然っていう感覚がありますね（千葉氏）」
データの登録により、かかってきた電話が既ユーザか、取引先か、社内の人間か、初めての問合せかがPC上のポップアップで確認できるため、取次ぎの要否を早い段階で判断し、効率的な対応が可能になった。
ユーザの高い満足度を求めて
利便性の高い社内運用を実現した同社は、今後、アプリケーションのAPI開示を受け、自社の顧客管理や販売管理のシステムとの本格的な連動を考えている。
「将来的には会員専用のサポートシステムを開設したいと思っています。会員の電話番号を登録して、専用ダイヤルにかかってきた際に、今までの販売履歴や問合せ履歴を確認できる、今まで以上に満足していただけるきめ細かなサポートが可能になると思います（千葉氏）」
現在、ユーザサポート業務は主にメールで行っている。履歴を残す目的もあり一般化しているメールだが、直接会話のできる電話のほうが行き違いなく、ユーザの求める迅速な対応ができることもあるだろう。
自社システムとMフォンを連動させることで、今ある業務オペレーションを改善し、同社を支える数万のユーザの満足度向上を目指す。この新しい取り組みを、UCOMのMフォンがサポートする。
株式会社構造システム
| 業務概要 |
|
|---|---|
| 代表取締役会長 | 滝野 文雄 |
| 代表取締役社長 | 天神 良久 |
| 従業員数 | 95名（関連会社含む） |
| 関連会社 | 株式会社建築ピボット 株式会社アイティユー |
| 特長 | 建築、構造とCADのプログラム開発と、それに関連するインターネットの技術開発を行う。 その長年培ってきた開発技術、ノウハウを生かし、ITソリューション事業、システムインテグレーション事業も手がける。時代のニーズに即応し、インターネットを中心とした事業を積極的に行うことを目指している。 |
| URL | http://www.kozo.co.jp/ |
